Hur lagrar du dina administrativa papper på rätt sätt?

Utan ordentlig förvaring är det inte alltid lätt att hitta sina administrativa papper. Ja, hur hittar man en köpeskilling från 2001, om den är staplad i en låda med annat pappersarbete? För att undvika att slösa tid på att gräva igenom flera rutor för att hitta ett dokument, här är några förvaringstips.

Lägg undan dina administrativa papper

Hur länge ska du behålla dina papper?

Det är viktigt att behålla dessa administrativa papper, men de har också sitt utgångsdatum. Efter en viss tid är det alltså inte längre nödvändigt att bevara vissa handlingar såsom fakturor och deklarationer av alla slag. Här är en sammanfattning av de perioder under vilka det är tillrådligt att behålla de olika papperstyperna:
  • 1 år: telefon-, internet- eller flytträkningar, eller bevis på betalning av en PV.
  • 2 år: familjebidragsutdrag, läkararvoden, uppsägningsbrev, sociala och ömsesidiga trygghetspapper samt kredithandlingar.
  • 3 år: meddelanden om audiovisuella licenser och inkomstdeklarationer.
  • 5 år: vatten- och elräkningar, hyreskvitton och hyresavgifter, gasräkningar, skattebetalningsbevis, hyreskontraktet och bevis på betalning av underhållsbetalningar.
  • 10 år: kontoutdrag, inbetalningskort, bostadslån, livförsäkringsavtal efter dödsdagen ...
  • 30 år: bilreparationsräkningar, byggräkningar, sjukhusräkningar och civila IOUs.
  • Livstid: äktenskapskontrakt, familjebok, militärjournal, diplom, testamenten, egendomstitlar, donationer, hälsojournal, vaccinationsintyg, journaler, lönebesked, adoptionsintyg, anställningsavtal ...
Det bästa tipset för att ha ett städat hus är att hålla ett minimum. Det är inte nödvändigt att behålla alla mottagna brev och papper. Det är därför nödvändigt att omedelbart slänga de papper som inte är användbara.

Lagring av vardagsdokument

För att städa måste du skilja på vardagliga dokument och andra filer. De aktuella dokument är sådana som konsulteras ofta och som därför måste finnas på en lättillgänglig plats. Handlingar som sällan konsulteras kan arkiveras i lådor eller högst upp på en hylla. Här är några typer av förvaring för de olika typerna av papper:
  • Skjortor i olika färger
Färger används för att skilja dokument från varandra. I varje mapp bör du också använda fickor för att klassificera papperen: en ficka för skatter, en ficka för EDF-dokument, en annan för vattenräkningar ...
  • Klädda skjortor
Mappar med kil är bekväma för förvaring av skrymmande dokument. En pärm gör det alltså möjligt att klassificera olika handlingar som rör ett enda ämne (exempel: alla papper som rör husbyggnation).
  • Ringpärmar
De är praktiska för att enkelt konsultera dokument utan att ta loss dem från förvaringen. Dessutom kan papperna separeras med avdelare för att lättare kunna hitta dem. Avdelare kan också visa indikationer för att underlätta uppgiften i sökningarna. Dessa kan ordnas i alfabetisk ordning, efter datum, etc.
  • Möbler med lådor
Om det finns ett stort antal papper som ska förvaras är det bättre att välja ett arkivskåp. Den senare har lådor där de olika dokumenten är upphängda på galler och är lättillgängliga.

Organisera administrativa dokument på ett smart sätt

Naturligtvis underlättar användningen av adekvat lagring klassificeringen av filer, men det är också viktigt att veta hur man organiserar dokument efter deras typ. Här är ett exempel på klassificering för att underlätta forskning:
  • Familjefil: innehåller alla dokument som rör familjen såsom vigselbevis, identitetshandlingar, pass, födelsebevis ...
  • Utbildningsakt: skolintyg, handlingar som rör daghemmet m.m.
  • Skattefil: inkomstdeklarationer, bostadsskatter ...
  • Hälsojournal: journaler, recept, medicinska undersökningar (radio, skanner, ultraljud, etc.) ...
  • Fakturafil: tjänster (vatten, gas, el, telefon, internet etc.), fakturor för varor och verk m.m.
  • Försäkringsfil: bil- och hemförsäkringsavtal, livförsäkring, fordringar, äkthetsintyg ...
  • Yrkesakt: anställningsavtal, lönebesked, ansökningsfil, CV, diplom ...
  • Bostadsmapp: hyreskontrakt, hyreskvitto, ägare/hyresgästbrev m.m.
  • Bankfil: kontoutdrag, kontrakt, överföringsorder, etc.

Arkivering av administrativa handlingar

Helst bör detta göras arkivering av vissa handlingar minst en gång per år. Arkiverade filer är snyggt ordnade i rutor efter datum eller alfabetiskt och efter ämne. Återigen, det är bäst att använda en färg per tema. Här är ett exempel på lagring i detalj:
  • Rosa skjorta för fakturor, gul för ekonomi, blå för försäkring...
  • Sortering efter ordning: alfabetisk ordning från A till Ö eller efter datum (efter månad, sedan efter år). Detta gör det enkelt att skilja mellan nyare och äldre dokument.
Det viktigaste är att skapa ett flytande arrangemang som gör det enkelt att hitta en vattenräkning för till exempel januari förra året. Om pappren fortfarande är svåra att hitta trots att de är snygga är det nödvändigt att se över dina förvaringstekniker.

Andra tips för att göra i ordning dina administrativa papper

Det är lättare att förvara när det finns mindre papper att behålla. Förutom att sortera och bli av med föråldrade dokument, är det också möjligt att använda online fakturering att få mindre post hemma. Det är dock nödvändigt att utföra regelbundet säkerhetskopior på flera stöd för att undvika förluster. För ökad säkerhet bör säkerhetskopior online göras för viktiga dokument.

När post anländer är det viktigt att förfila det för att förhindra att det hopar sig i flera månader i ett hörn av kontoret. Brådskande brev bör läsas omedelbart, medan andra kan sorteras i prioritetsordning. Det är lämpligt att ha en kontorsanordnare för att förvara viktiga papper som kräver åtgärd (betalning av faktura, kallelse etc.) och papper som måste arkiveras (kontoutdrag, automatiska debiteringsfakturor etc.). Detta trick låter dig bli av med föråldrat papper som kan slängas som flygblad och reklam direkt.